سامانه بهین یاب یکی از سامانه‌های محوری خدمات الکترونیکی در حوزه صنعت می‌باشد که بیش از 50 فرآیند مرتبط با حوزه‌های صدور مجوزها، صدور معافیت‌ها و ارائه خدمات مرتبط با بخش تولید را به صورت الکترونیکی ارائه می‌دهد.فرآیند خرید مواد اولیه از بورس
فرآیند تخصیص مواد اولیه پتروشیمی در سال 1390 پیرو بخشنامه ستاد هدفمند کردن یارانهها راه اندازی شد.
بر اساس این بخشنامه وزارت صنعت، معدن و تجارت موظف شد سامانه‌ای ایجاد کند تا از طریق آن واحدهای تولیدی دارای صلاحیت جهت خرید محصولات پتروشیمی به شرکت بورس کالا معرفی شوند.
بر این اساس طراحی سامانه و فرآیند با نگاهی فرابخشی به کلیه ذینفعان زنجیره تامین محصولات پتروشیمی و بر اساس دستورالعمل‌های مصوب در مراجع ذیربط صورت پذیرفت و پس از آن نیز تغییرات و توسعه سیستم بر مبنای قوانین و دستورالعمل‌های مصوب در مراجع ذیربط از جمله کارگروه تنظیم بازار در سامانه اعمال می‌شود.
لذا سامانه از حیث فرآیند بر اساس تصمیمات و سیاست‌های ابلاغی عمل می‌کند و بدون ابلاغ از مراجع ذیربط امکان تغییر در رویه‌های آن وجود ندارد .
نکته حائز اهمیت در این فرآیند آن است که علاوه بر متقاضیان دریافت مواد اولیه و وزارت صمت، شرکت بورس کالای ایران، شرکت سهامی پتروشیمی و نیز سازمانهای نظارتی از جمله عوامل اصلی اجرای آن هستند که هریک بخشی از مراحل اجرایی و یا نظارتی را بر اساس ضوابط و مصوبات را بر عهده دارند.
پس از ارسال سهمیه تایید شده به بورس کالا، ثبت سفارش خرید توسط متقاضی از طریق کارگزاری‌ها انجام می‌شود. پس از آن شرکت بورس کالا، مقادیر ثبت سفارش شده را بررسی کرده و مقدار مجاز خرید را با کسر مقادیر خرید قبلی و اعمال محدودیت‌های خرید بر اساس میزان عرضه روزانه هر ماده محاسبه می‌کند.
شرکت بورس کالا بر اساس دستورالعمل‌های خود اقدام به فروش مواد اولیه به دو روش 1-فروش در چارچوب سهمیه معرفی شده 2- فروش بدون در نظر گرفتن میزان سهمیه معرفی شده (سقف باز) می‌کند.
ضمناً لازم به ذکر است بر اساس قوانین شرکت بورس کالا خرید برخی از کالاهای عرضه شده در بورس نیاز به معرفی از طریق سامانه بهین یاب نداشته و خرید با مراجعه مستقیم متقاضی به شرکت بورس انجام می‌شود.
رصد و پایش فرآیند خرید
با عنایت به اینکه اعمال هرگونه محدودیت و سهمیه بندی نیازمند پایش مستمر فرآیند (به ویژه در شرایط خاص مانند نوسانات قیمت مواد اولیه) است، امکان رصد فرآیند از مرحله ثبت درخواست تا معرفی به بورس برای عوامل ذیربط، در سامانه پیش بینی و پیاده سازی شده است.
بنابراین در صورت عدم رعایت الزامات خرید از سوی خریداران، عملیات خرید آنها در مراحل مختلف به حالت تعلیق درخواهد آمد.
همچنین بر اساس بند 7 بخشنامه ستاد هدفمندی یارانهها و بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های بعدی، سازمان حمایت از تولید کنندگان و مصرف کنندگان و سازمانهای استانی موظف هستند برحسن اجرای مصوبات نظارت داشته و با واحدهای متخلف بر اساس ضوابط موجود و معرفی به سازمان تعزیرات حکومتی برخورد کند.
لازم به ذکر است که کشف عرضه خارج از شبکه در برخی استان‌ها نتیجه وجود همین سامانه الکترونیکی، شفاف بودن وضعیت ثبت درخواست تا خرید متقاضیان و رصد و همکاری مشترک سازمانهای صنعت، معدن و تجارت استانی و دستگاه‌های نظارتی بوده که منجر به تکمیل مدارک و برخورد با متخلفان شده است. رخدادی که ناشی از وجود فرآیندی سیستمی و نظارت سازمانهای ذیربط می‌باشد.
به منظور بهبود تخصیص سهمیه‌ها و پایش فرآیند، اقداماتی از جمله افزایش بازدیدهای دوره‌ای نظارتی از واحدها، بازنگری سهمیه‌های تعیین شده، مشارکت انجمن‌ها و تشکل‌ها در تایید سهمیه، تعلیق سهمیه واحدهای غیر فعال شده، هوشمند سازی فرآیندهای کنترل، دریافت اطلاعات برخط و مستمر واحدهای خریدار مواد اولیه از سایر دستگاه‌های اجرایی و نظارت و رصد کالا در زنجیره تامین و توزیع در حال اجراست.
همچنین وزارت صمت اقدام به راه اندازی طرح صدور فاکتور فروش الکترونیکی (طرح افق) برای خریداران مواد اولیه از بورس کرده که بر این اساس سهمیه واحدهای متقاضی در سامانه بهین یاب بر اساس اطلاعات فروش آنها محاسبه و برای دوره بعدی خرید، ملاک عمل قرار خواهد گرفت.